# Lista de comprobación para migrar de help desk

> Una lista ordenada para pasar a un nuevo help desk: preaviso del contrato, exportación de datos, correspondencia de campos, archivos adjuntos, macros, redirecciones del centro de ayuda, SLA, reenvío del correo y funcionamiento en paralelo.

Publicado: 19 de septiembre de 2026 · Actualizado: 19 de septiembre de 2026 · Precios y cifras verificados: 18 de septiembre de 2026 · Por el equipo de help-desk.reviews

Esta página se ha investigado y redactado con ayuda de IA a partir de las fuentes que figuran en ella. No hemos realizado pruebas prácticas de estos productos. Método: [Cómo evaluamos](https://help-desk.reviews/es/como-evaluamos)

Una migración de help desk sale bien cuando decides qué trasladar antes de hacerlo, pruebas el traslado con una muestra y cambias el correo al final. La lista siguiente está ordenada: primero el contrato y los datos, después la configuración y, por último, el cambio definitivo. La mayoría de los problemas vienen de hacer los pasos en otro orden, como cambiar el reenvío del correo antes de que existan las nuevas reglas.

**En pocas palabras**

- **Revisa primero el plazo de preaviso de tu contrato.** Una renovación puede atarte durante otro periodo.
- **Exporta todo** antes de comunicar la baja, incluidos los adjuntos, las macros y los artículos del centro de ayuda.
- **Define la correspondencia de campos y estados** sobre el papel antes de cualquier importación.
- **Usa ambas herramientas en paralelo** durante un periodo breve y después cambia el reenvío del correo y el DNS.
- **Redirige todas las URL del centro de ayuda**, o perderás tráfico de búsqueda y romperás los enlaces de respuestas antiguas.

## Antes de empezar: contrato y derechos

1. **Localiza la fecha de renovación y el plazo de preaviso.** Las condiciones de Zendesk exigen un preaviso de no renovación de 30 días; las de Freshdesk, de 30 días, y las de Zoho, de 7 días. Anota la fecha en el calendario con margen.
2. **Revisa las condiciones de reembolso del nuevo proveedor.** Zoho, por ejemplo, documenta un plazo de reembolso de 45 días en los planes anuales.
3. **Conoce tus derechos al cambiar de proveedor.** En la UE, el Reglamento de Datos (Data Act) da a los clientes de servicios en la nube derechos al cambiar de proveedor, también en relación con la exportación de datos. Nuestra [guía sobre legislación de protección de datos](https://help-desk.reviews/es/guias/software-help-desk-rgpd-y-ley) explica qué se aplica.
4. **Revisa el contrato de encargo del tratamiento** con el nuevo proveedor, y dónde aloja los datos, antes de trasladar ningún dato de clientes. Consulta los [help desks con residencia de datos en la UE](https://help-desk.reviews/es/mejores/con-datos-en-la-ue).

## Paso 1: inventario y exportación

1. **Tickets y conversaciones**, con solicitante, persona asignada, estado, etiquetas, campos personalizados y marcas de tiempo.
2. **Archivos adjuntos.** A menudo se exportan por separado o como enlaces que caducan al cerrar la cuenta antigua. Descárgalos.
3. **Contactos y organizaciones**, con sus atributos personalizados.
4. **Macros, respuestas guardadas y respuestas predefinidas.** Rara vez se importan automáticamente; expórtalas como texto.
5. **Automatizaciones, disparadores y políticas de SLA.** Documéntalos en lenguaje llano; se volverán a crear, no se copiarán.
6. **Artículos del centro de ayuda**, con sus URL, categorías y traducciones.
7. **Los informes** de los que dependes, con capturas de las cifras actuales para comparar después del cambio.

## Paso 2: elegir cómo se trasladan los datos

Cada proveedor documenta la migración de forma distinta. [Help Scout](https://help-desk.reviews/es/opiniones/help-scout) documenta una importación de correos o tickets. [Zoho Desk](https://help-desk.reviews/es/opiniones/zoho-desk) documenta la migración desde Zendesk y Freshdesk. [Intercom](https://help-desk.reviews/es/opiniones/intercom) describe la migración de datos históricos mediante un script de API o un servicio de pago, no con una herramienta de importación autoservicio. En el caso de [Zendesk](https://help-desk.reviews/es/opiniones/zendesk) no hemos verificado una herramienta de importación propia. Existen servicios de migración de terceros para la mayoría de las combinaciones; pide una migración de prueba de unos cientos de tickets antes de pagar la migración completa.

Decide cuánto historial trasladar. Muchos equipos pasan uno o dos años de tickets a la nueva herramienta y guardan una exportación de archivo con el resto, lo que acorta la migración y reduce el coste de los servicios de terceros que cobran por registro.

## Paso 3: correspondencia de campos y nueva configuración

1. **Establece la correspondencia de cada campo y estado.** «Pendiente» en una herramienta puede no significar «pendiente» en otra. Escribe la correspondencia en una tabla y haz que la apruebe el responsable de soporte.
2. **Vuelve a crear grupos, equipos y roles**, y después las licencias. Comprueba quién necesita una licencia de pago y quién puede ser usuario ligero o de solo lectura.
3. **Vuelve a crear las macros**, adaptando los marcadores de posición a la sintaxis de la nueva herramienta.
4. **Vuelve a crear las reglas de enrutamiento y las políticas de SLA** a partir de tus notas en lenguaje llano. Consulta [SLA: lo básico](https://help-desk.reviews/es/guias/sla-para-equipos-de-soporte).
5. **Vuelve a conectar las integraciones**: CRM, comercio electrónico, facturación, widget de chat, teléfono.
6. **Configura las funciones de IA al final**, cuando la base de conocimiento ya esté en su sitio, porque los agentes de IA responden a partir de ella.

## Paso 4: redirecciones del centro de ayuda

Cada URL de un artículo antiguo debe devolver una redirección permanente (301) a su equivalente nuevo. Las respuestas antiguas, las pantallas del producto y los resultados de búsqueda enlazan a esas URL. Prepara una hoja de cálculo con cada URL antigua y su URL nueva, y comprueba una muestra tras el lanzamiento. Si usas un dominio propio para el centro de ayuda, planifica el cambio de DNS para el momento del cambio definitivo.

## Paso 5: probar, funcionar en paralelo y hacer el cambio definitivo

1. **Importa una muestra** y revísala con los agentes: hilos en orden, adjuntos que se abren, campos correctos.
2. **Forma a los agentes** en la nueva herramienta con tickets reales en una cola de pruebas.
3. **Funciona en paralelo** durante un periodo breve y fijo: los canales nuevos, como el chat, pueden pasar primero mientras el correo se queda donde está.
4. **Cambia el reenvío del correo** de tu dirección de soporte a la nueva herramienta, y actualiza los registros SPF y DKIM para que se entreguen las respuestas enviadas desde ella.
5. **Haz una importación final de diferencias** con los tickets creados en la herramienta antigua desde la importación principal.
6. **Deja la cuenta antigua en solo lectura** hasta que termine el plazo de preaviso; después exporta una vez más y ciérrala.

> **Presupuesta también el cambio.** Una migración añade costes que no aparecen en el precio del nuevo proveedor: servicios de migración, suscripciones que se solapan durante el funcionamiento en paralelo y tiempo de los agentes. Compara las facturas recurrentes en la [calculadora de costes](https://help-desk.reviews/es/herramientas/calculadora-de-coste-real), y consulta las páginas de [alternativas a Zendesk](https://help-desk.reviews/es/alternativas/zendesk) y [alternativas a Freshdesk](https://help-desk.reviews/es/alternativas/freshdesk) para ver los destinos más habituales.

## Preguntas frecuentes

### ¿Cuánto dura una migración de help desk?

Para un equipo pequeño con una sola dirección de correo, unos días de trabajo repartidos entre dos y cuatro semanas, incluido el funcionamiento en paralelo. Los equipos con muchos flujos de trabajo, integraciones e idiomas necesitan más tiempo, sobre todo para volver a crear la configuración.

### ¿Puedo migrar el historial de tickets gratis?

A veces. Algunos proveedores documentan sus propias herramientas de importación, como el importador de Help Scout y la migración de Zoho Desk desde Zendesk y Freshdesk. Si no, hace falta un servicio de terceros o un script de API.

### ¿Qué suele salir mal?

Adjuntos que no se exportaron, macros olvidadas, enlaces rotos del centro de ayuda y un reenvío del correo cambiado antes de que estuvieran listas las reglas de enrutamiento.

### ¿Tengo derecho legal a exportar mis datos?

La mayoría de los contratos permiten la exportación, y la legislación de protección de datos otorga derechos sobre los datos personales. Las normas de la UE sobre el cambio de proveedor de servicios en la nube añaden más derechos. Consulta nuestra [guía sobre legislación de protección de datos](https://help-desk.reviews/es/guias/software-help-desk-rgpd-y-ley).

> **Puntuado con un baremo público, a partir de precios y documentos que cualquiera puede abrir.** Todas las puntuaciones de este sitio salen de seis criterios publicados: coste real con la IA activada, transparencia de precios, IA según la documentación, acceso y cambio de proveedor, canales e idiomas, y protección de datos. El nivel de coste es un cálculo aritmético sobre los precios de lista del proveedor. Cada precio procede de una única base de datos de productos y enlaza a su fuente, de modo que todas las páginas coinciden entre sí. El orden de nuestras listas lo decide la redacción y no siempre sigue la puntuación. Baremo v1.0 · Las puntuaciones valoran precios de lista y documentación pública. Todavía no hemos realizado pruebas prácticas, y ninguna página de este sitio afirma lo contrario. [Leer el método completo](https://help-desk.reviews/es/como-evaluamos)

## Seguir leyendo

- [Help desk o bandeja de entrada compartida](https://help-desk.reviews/es/guias/help-desk-vs-bandeja-compartida)
- [¿Qué es un help desk con IA?](https://help-desk.reviews/es/guias/que-es-un-help-desk-con-ia)
- [Precio por licencia o por resolución](https://help-desk.reviews/es/guias/precio-por-agente-vs-por-resolucion)
- [¿Necesitas el complemento de IA?](https://help-desk.reviews/es/guias/merece-la-pena-el-complemento-de-ia)
- [El mejor software de help desk](https://help-desk.reviews/es/mejores/software-help-desk)
- [Calculadora del coste real de un help desk](https://help-desk.reviews/es/herramientas/calculadora-de-coste-real)

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Canonical: https://help-desk.reviews/es/guias/checklist-migracion-help-desk